輕松 get 發(fā)郵件技能

電子郵件是我們常用的溝通工具，但對(duì)于第一語言不是英語的人來說，英文郵件寫作很有難度。別擔(dān)心！ 外教教大家只用3招，輕松 get 此項(xiàng)技能！

1.善用“Could you…”“Would you…”

電子郵件與書信、電話都有著共同屬性，因此，有時(shí)需要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、正式的語言，有時(shí)則不必遵守那些使用規(guī)范。非正式并不意味著不禮貌，但使用禮貌用語總是沒錯(cuò)的。因?yàn)樵陔娮余]件中，我們只能通過文字溝通，缺乏對(duì)話中能直接感受到的語氣、聲音或手勢(shì)，此時(shí)用太隨便的用語，也許會(huì)引起對(duì)方的歧義，容易被誤認(rèn)為粗魯。

在用郵件發(fā)出指令或者提出問題時(shí)，措辭也要慎重。無論是在公司內(nèi)部還是對(duì)外進(jìn)行商務(wù)溝通，多使用“would you...” 或者 “could you...” 這樣的禮貌用語，往往可以收到較好的溝通效果。“Do this...”或者 “I want...” 亦或是“You should...”，這些態(tài)度比較強(qiáng)硬的語句最好避免在郵件中使用。這些命令式的語言，即使來自于上級(jí)，也會(huì)讓對(duì)方，特別是西方人覺得非常不舒服。

2.善用 Word 附帶工具，避免簡(jiǎn)單錯(cuò)誤

在郵件中盡量保持你的語言簡(jiǎn)潔明了，避免復(fù)雜的句子和重復(fù)的語言。要知道，大多數(shù)想法可以簡(jiǎn)單地用英語表達(dá)，并且這樣的表達(dá)往往會(huì)更清晰。不要怕精煉語言后，對(duì)方會(huì)不清楚你要表達(dá)的全部信息。如果對(duì)方需要更多信息，他們會(huì)問你的。此外，現(xiàn)有的工具會(huì)幫助你。如 Word 里的拼寫檢查和語法檢查，這樣可以幫你避免一些簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤。

3.不要在郵件中問一大堆問題

如果是你為了尋求某些問題的答案而和對(duì)方進(jìn)行郵件溝通，那么在郵件開始，就請(qǐng)簡(jiǎn)明扼要地提出問題。特別要注意的是，盡量避免在一封電子郵件中問一大堆問題。電子郵件就像一個(gè)對(duì)話，有一定的來回，因此不必急于把所有的問題一次性拋給對(duì)方。如果你問題比較多，先挑選出最重要、最緊急的1-2個(gè)詢問對(duì)方，這樣你收到的答案會(huì)更明確。你問的問題越多，回答的時(shí)間越長(zhǎng)，答案就越少。如果你對(duì)對(duì)方的回答還有疑惑，可以在后續(xù)的電子郵件中點(diǎn)出疑點(diǎn)。

通過外教分享寫電子郵件是一種技能，當(dāng)你寫的越來越多，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你的溝通能力會(huì)提高。給熟悉的同事、朋友寫郵件，是最簡(jiǎn)單的實(shí)踐方法。不要被英文電子郵件的嚇到，你要知道，在實(shí)踐之初，每個(gè)人都是初學(xué)者，而初學(xué)者是不用害怕犯錯(cuò)的。